Contrato de costo por copia: cuando el contador manda la factura
El contrato de costo por copia es lo que sostiene tu negocio: el cliente no paga el equipo, paga lo que imprime, y el contador de cada máquina decide cuánto. Cuando esa lectura pasa por un Excel a fin de mes, ahí se pierde la plata. Antü Intelligence no renta impresoras ni vende tóner: construimos y operamos Antü FSM, el software con el que se lleva esa operación por dentro.
Qué es un contrato de costo por copia
Es el contrato estándar de la renta de impresoras: el cliente no paga por el equipo sino por lo que imprime, según el contador de cada máquina. Lo que vas a facturar el mes que viene ya está escrito hoy en esos contadores, en un panel que nadie mira hasta que hay que facturar.
- El activo es tuyo y vive donde el cliente. Lo que se cobra es la página, no la máquina.
- Hay dos formas comunes: precio por página, o cuota fija con excedentes cuando el cliente se pasa del volumen.
- El tóner, las piezas y las visitas del técnico salen de tu bolsillo dentro de ese mismo precio.
- La única fuente de verdad es la lectura del contador. Si esa lectura está floja, todo lo demás es un estimado.
Dónde se cae la facturación cuando el mes se cierra en Excel
No es que el Excel sea malo. Es que la lectura pasa por tres manos antes de llegar a la factura, y a cada mano le basta con equivocarse una vez para que el mes salga mal.
- Un dígito mal copiado del panel y facturaste de más o de menos. Te enteras cuando el cliente reclama.
- Un contador que retrocede —lectura mala o tablero reseteado— y la fórmula te devuelve un número que nadie revisa.
- Equipos instalados que no aparecen en la hoja del mes: imprimieron treinta días y no se facturaron.
- Un paquete de páginas repartido entre varios equipos y prorrateado a ojo: unos clientes pagan de más y otros de menos.
De la lectura del contador al cargo del mes
En Antü FSM la lectura no se transcribe: entra desde la foto del panel o el PDF que te manda el cliente, y el cargo sale equipo por equipo sin pasar por el Excel de nadie.
- El contador entra solo desde la foto o el PDF, aunque el número de serie venga mal tecleado.
- Al cerrar la visita la lectura es obligatoria, y si retrocede el sistema no la acepta.
- Cuando una lectura viene disparatada, el sistema frena ese equipo y avisa, en vez de mandar una factura que después hay que rebajar y explicar.
- Cuando un cliente tiene un paquete de páginas repartido entre varios equipos, cada máquina se lleva lo que de verdad imprimió.
El contador se captura donde está la máquina, no en la oficina
La lectura buena es la que se toma en la visita. Por eso el ciclo entero, desde que alguien reporta la avería hasta que el técnico cierra, está armado para que el contador quede capturado sin que nadie tenga que acordarse.
- Una calcomanía QR por equipo: quien está parado frente a la máquina la reporta por WhatsApp o por una página web, sin instalar nada ni crear cuenta.
- El caso entra sabiendo cuál de tus máquinas es, dónde está y quién la atiende.
- El técnico sale con el cliente, el equipo, el historial de esa máquina y las piezas asignadas en el teléfono, y cierra con firma, fotos y lectura aunque esté en un sótano sin señal.
- Las piezas son del vehículo, no de la persona: el día que alguien renuncia, no se van con él.
Cuál contrato te está desangrando
Todo el mundo sabe cuánto factura. Casi nadie sabe cuánto gana por contrato, y menos por equipo dentro del contrato.
- Ves lo que te deja cada equipo dentro del contrato, no solo el cliente completo.
- Sabes lo que llevas gastado en esa máquina desde que la instalaste y cuánta vida útil se le fue.
- Costo por página derivado de la lista real de piezas, no de una estimación.
- Tres meses fuera del volumen recomendado y el sistema te dice cuál equipo mover, antes de que el desgaste se coma su reventa.
Antü construye el software; la renta sigue siendo tuya
Nosotros no rentamos impresoras, no vendemos tóner y no vamos a licitaciones: construimos el sistema para la distribuidora que sí hace todo eso. Antü FSM está en producción y lo operamos todos los días, y si alguna pieza es crítica para tu operación te decimos en qué estado está antes de que decidas.
- No emitimos tu comprobante fiscal. Antü saca los cargos del mes y se los pasa al sistema contable que ya usas, que es el que emite.
- Tu contabilidad y tus NCF se quedan donde están: no cambias de sistema ni de contador.
- Tus datos son tuyos desde el primer día, y el día que decidas irte te los llevas completos: equipos, contratos y lecturas.
- El piloto sale a producción con tus equipos, tus contratos y tu gente, no con datos de ejemplo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un contrato de costo por copia?
Es el contrato estándar de la renta de impresoras: el cliente no paga por el equipo sino por lo que imprime, según el contador de cada máquina. Antü FSM está construido alrededor de ese modelo: toma la lectura del contador, la valida y la convierte en el cargo de la factura del mes.
¿Cómo facturo por página impresa sin llevarlo en Excel?
La lectura entra desde la foto del panel o el PDF que te manda el cliente, o desde el contador que el técnico captura al cerrar la visita. De ahí el cargo sale equipo por equipo sin pasar por el Excel de nadie, y los cargos listos van a tu sistema contable, que es el que emite el comprobante fiscal.
¿Qué pasa si el contador de una copiadora retrocede o viene disparatado?
La lectura es obligatoria al cerrar la visita y el sistema no la acepta si retrocede. Y cuando una lectura viene disparatada, se frena ese equipo y se avisa antes de facturarlo, porque un contador que baja es una lectura mala o un tablero reseteado.
¿Cómo llevo el control de contadores de todas las copiadoras instaladas?
Cada equipo tiene su calcomanía QR y su historial, así que la máquina queda identificada sola: cuál de tus máquinas es, dónde está y quién la atiende. La lectura queda capturada en cada visita del técnico y también entra desde la foto o el PDF que manda el cliente, sin una hoja aparte que alguien tenga que acordarse de llenar.
¿Antü Intelligence renta impresoras o vende tóner?
No. Antü Intelligence construye y opera software. Antü FSM es la plataforma hecha para la distribuidora que sí renta los equipos, despacha el tóner y manda los técnicos: no competimos con tu negocio, te damos el sistema con el que se lleva.
¿Sirve si hoy llevo los contadores en Excel y WhatsApp?
Es el caso más común. El arranque es un diagnóstico de una semana con tu operación real; el piloto sale a producción con tus equipos, tus contratos y tu gente. Si no va a funcionar, se sabe en un mes.
Ver la plataforma completa: Antü FSM.
Se abre WhatsApp y del otro lado estamos los que operamos este sistema todos los días: nos cuentas cómo cierras el mes hoy y ahí mismo acordamos cómo lo pruebas.